Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Marvin Kretz (Orca Financial)
c/o Regus Weitblick, Büro 010, Karl-Drais-Straße 4b, 86159 Augsburg
E-Mail: marvin@orcafinancial.de
Telefon: 0176 80471526

2. Hosting

Diese Website wird auf einem von uns verwalteten Server der Hostinger International Ltd. (61 Lordou Vironos Street, 6023 Larnaca, Zypern) betrieben; der Serverstandort ist Frankfurt am Main, Deutschland. Beim Aufruf der Website werden technisch notwendige Daten verarbeitet, um die Seite sicher und zuverlässig auszuliefern. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb).

3. Server-Logfiles

Der Webserver erhebt automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, aufgerufene Seite, Browsertyp und Betriebssystem, Referrer-URL. Diese Daten dienen ausschließlich der Sicherstellung des Betriebs, der Fehleranalyse und der Abwehr von Angriffen; sie werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt und nach spätestens 14 Tagen gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4. Kontaktformular

Wenn Sie unser Kontaktformular nutzen, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, Branche bzw. Thema, Umsatzklasse und Ihre Nachricht) ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Die Übermittlung erfolgt verschlüsselt (TLS) an unseren oben genannten Server; Ihre Anfrage wird dort gespeichert und uns per E-Mail zugestellt. Zur Bearbeitung und Nachverfolgung erfassen wir Ihre Anfrage zudem in unserem eigenen Kundenverwaltungssystem (CRM), das wir auf eigener Infrastruktur in der Europäischen Union betreiben; die hierfür eingesetzten Auftragsverarbeiter sind nach Art. 28 DSGVO vertraglich gebunden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage); betrifft Ihr Anliegen keine Vertragsanbahnung, stützen wir die Bearbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung). Anfragedaten löschen wir, sobald die Bearbeitung abgeschlossen ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. § 257 HGB, § 147 AO) entgegenstehen.

Kontaktaufnahme per WhatsApp. Über die WhatsApp-Schaltfläche können Sie uns direkt schreiben. Mit dem Klick öffnet sich WhatsApp mit einer vorbereiteten Nachricht an unsere geschäftliche Nummer; erst durch Ihr Absenden treten Sie mit uns in Kontakt. Inhalt und Verbindungsdaten der Konversation verarbeitet der Dienst WhatsApp (WhatsApp Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland; Verarbeitung auch in den USA, abgesichert über das EU-US Data Privacy Framework) nach dessen eigenen Datenschutzbestimmungen; die von Ihnen gesendeten Angaben verarbeiten wir zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung bzw. Erfüllung) sowie lit. f DSGVO (effiziente Kommunikation). Bitte übermitteln Sie per WhatsApp keine Gesundheits- oder sonstigen besonders sensiblen Daten.

5. KI-gestützte Verarbeitung von Anfragen

Zur Unterstützung bei der Bearbeitung von Anfragen sowie für interne Abläufe setzen wir KI-gestützte Systeme ein — etwa eine E-Mail-Assistenz („Alfred Pennyworth, digitaler Assistent“), die uns bei der Vorbereitung von Antworten unterstützt. Die Ablaufsteuerung dieser Systeme betreiben wir auf unserem eigenen Server, gehostet in Frankfurt am Main, Deutschland.

Datenminimierung. Automatisierte Funktionen dieser Website maskieren personenbezogene Angaben vor der KI-Verarbeitung (Pseudonymisierung); die Zuordnungstabelle bleibt auf unseren Systemen. Bei der Vorbereitung von Antworten auf Ihre Korrespondenz verarbeiten wir dagegen deren Inhalt, soweit für Ihr Anliegen erforderlich. Pseudonymisierung ist eine Schutzmaßnahme, keine garantierte Anonymisierung.

Gesundheits- und besonders sensible Daten. Bitte übermitteln Sie uns über Kontaktformular, E-Mail oder Chat möglichst keine Gesundheitsdaten oder sonstigen besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO; für eine Beratung erforderliche Angaben dieser Art erheben und besprechen wir vorrangig im persönlichen Gespräch. Soweit wir automatisierte Website-Funktionen anbieten, erkennen diese Angaben mit Gesundheitsbezug und schließen sie von der KI-Verarbeitung aus.

Einordnung nach der KI-Verordnung (EU) 2024/1689. Wir setzen KI ein, wir entwickeln sie nicht — wir sind Betreiber, nicht Anbieter. Unsere Systeme bereiten Texte und Abläufe vor; sie treffen keine Entscheidung über Ihren Versicherungsschutz, Ihren Beitrag oder Ihre Risikoeinstufung. Der als hochriskant eingestufte Anwendungsfall „Risikobewertung und Preisbildung bei Lebens- und Krankenversicherungen“ (Anhang III Nr. 5 Buchst. c) trifft auf uns damit nicht zu. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt: Jede Empfehlung und jeder Vertragsvorschlag wird von einem Menschen geprüft und verantwortet. Diese redaktionelle Verantwortung übernehmen wir auch für Texte, bei deren Erstellung KI unterstützt hat — dass ein Werkzeug beteiligt war, mindert unsere Verantwortung für das Ergebnis nicht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten Bearbeitung Ihrer Anliegen). Sie können dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO) — etwa über orcafinancial.de/abmelden.

6. Cookies, lokale Speicherung & Reichweitenmessung

Technisch notwendige Speicherung: Im lokalen Speicher Ihres Browsers (localStorage) legen wir Ihre Cookie-Entscheidung ab; die Sitzungs-Kennung des Chat-Assistenten besteht nur im Arbeitsspeicher der geöffneten Seite und endet mit dem Schließen. Optionale Dienste laden erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung über den Cookie-Hinweis („Alle akzeptieren“); Ihre Wahl können Sie jederzeit über „Cookie-Hinweis“ im Fußbereich ändern. Rechtsgrundlagen: § 25 Abs. 2 TDDDG (technisch erforderlich) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

Empfehlungs-Attribution: Rufen Sie unsere Seite über einen Empfehlungslink auf (Parameter ?ref=), verarbeiten wir den übermittelten Empfehlungs-Code, um eine spätere Anfrage der empfehlenden Stelle zuordnen zu können; er enthält keine von Ihnen eingegebenen Inhalte. Eine Speicherung dieses Codes im lokalen Speicher Ihres Browsers (localStorage) für bis zu 90 Tage erfolgt ausschließlich nach Ihrer Einwilligung über den Cookie-Hinweis (§ 25 Abs. 1 TDDDG). Ohne diese Einwilligung wird der Code nicht auf Ihrem Endgerät gespeichert; er verbleibt dann allein im Arbeitsspeicher der geöffneten Seite und wird nur dann übermittelt, wenn Sie auf derselben Seite eine Anfrage absenden. Rechtsgrundlage für die anschließende Verarbeitung des Codes: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Zuordnung einer Empfehlung).

Trustpilot-Bewertungen (nur mit Einwilligung): Nach Ihrer Einwilligung binden wir ein Einladungsskript von Trustpilot A/S (Pilestræde 58, 5., 1112 Kopenhagen, Dänemark) ein, um Sie zu einer Bewertung unserer Leistung einzuladen. Die Verarbeitung erfolgt teilweise über Unterauftragsverarbeiter von Trustpilot mit Sitz in den USA. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; Widerruf jederzeit über „Cookie-Hinweis“.

7. Datenübermittlung in Drittländer

Einzelne der von uns eingesetzten Dienste können Anbieter mit Sitz außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums einbeziehen; dabei kann es zu einer Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland kommen. Eine solche Übermittlung erfolgt grundsätzlich nur, wenn ein angemessenes Datenschutzniveau sichergestellt ist — entweder auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission (für Anbieter in den USA: das EU-US Data Privacy Framework, sofern der Anbieter darunter zertifiziert ist — abrufbar unter dataprivacyframework.gov) oder auf Grundlage geeigneter Garantien in Form der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Die konkret betroffenen Dienste sind in den jeweiligen Abschnitten dieser Erklärung benannt. Auf Anfrage stellen wir Ihnen Informationen zu den getroffenen Garantien zur Verfügung.

8. Online-Terminbuchung

Für die Vereinbarung von Terminen bieten wir Ihnen unter termine.orcafinancial.de eine Online-Terminbuchung an. Es handelt sich um unsere eigene Buchungsstrecke, nicht um einen externen Buchungsdienst: Wir betreiben sie mit der Software LeadPark auf eigener Infrastruktur bei der Hostinger International Ltd. (Serverstandort Europäische Union); die zugehörigen Buchungsdaten werden in einer Datenbank unseres Dienstleisters Supabase (Region Frankfurt am Main) gespeichert.

Bei einer Buchung verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten — Name und E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer und Anliegen sowie den gewählten Termin — zum Zweck der Terminabstimmung und -erinnerung. In der Buchungsbestätigung erhalten Sie einen Link, über den Sie den Termin selbst absagen oder verschieben können. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher bzw. vertraglicher Maßnahmen).

Terminerinnerung per WhatsApp (optional). Auf Wunsch senden wir Ihnen eine Terminerinnerung per WhatsApp. Dies erfolgt ausschließlich, wenn Sie hierin gesondert einwilligen (separates Kästchen im Buchungsformular). In diesem Fall werden die Erinnerungsnachricht und die zugehörige Rufnummer über den Dienst WhatsApp (WhatsApp Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland; Verarbeitung auch in den USA, abgesichert über das EU-US Data Privacy Framework) verarbeitet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können.

Missbrauchsschutz. Zum Schutz der Buchungsstrecke vor automatisierten Mehrfachanfragen begrenzen wir die Anzahl der Anfragen je IP-Adresse. Dies erfolgt ausschließlich auf unserer eigenen, oben genannten Infrastruktur bei Hostinger (Serverstandort Europäische Union); Ihre IP-Adresse wird dabei kurzzeitig im Arbeitsspeicher unseres Servers vorgehalten, nicht dauerhaft gespeichert und nicht an Dritte übermittelt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz vor Missbrauch).

Kalender-Synchronisation (optional). Ist bei uns eine Synchronisation mit einem Google-Kalender aktiviert, tragen wir Ihren gebuchten Termin (Name, Zeitpunkt, ggf. Anliegen) zusätzlich dort ein (Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland; Verarbeitung auch in den USA möglich). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung der vereinbarten Terminleistung); die Drittlandübermittlung ist über das EU-US Data Privacy Framework abgesichert.

Ihre Buchungsdaten löschen wir, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. § 257 HGB, § 147 AO) entgegenstehen.

9. E-Mail-Kommunikation

Bei Kontakt per E-Mail verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b/f DSGVO). Unser E-Mail-Postfach wird bei Google Ireland Ltd. (Google Workspace) geführt; mit Google besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung einschließlich EU-Standardvertragsklauseln.

10. Sperrliste bei Werbewiderspruch

Wenn Sie sich von werblicher Ansprache abmelden oder einer solchen widersprechen, nehmen wir Ihre E-Mail-Adresse in eine interne Sperrliste auf. Diese dient ausschließlich dem Zweck, Ihren Widerspruch dauerhaft zu berücksichtigen und sicherzustellen, dass Sie keine weitere werbliche Ansprache von uns erhalten; vor einer werblichen Kontaktaufnahme gleichen wir die Sperrliste ab. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Nachweisbarkeit und Sicherstellung Ihres Widerspruchs). Ihre in der Sperrliste gespeicherten Angaben bewahren wir so lange auf, wie dies zur Erfüllung dieses Zwecks erforderlich ist.

11. Empfehlungs- und Bewertungsprogramm

Wenn Sie uns bewerten. Sobald Sie sich für eine Zusammenarbeit mit uns entschieden haben, fragen wir Sie einmal per E-Mail, ob Sie uns bewerten möchten; wenige Tage später fragen wir einmal, ob Sie uns weiterempfehlen möchten. Die Mail kommt von uns und enthält einen Link zum Bewertungsportal. An das Bewertungsportal gelangen Ihre Daten erst, wenn Sie den Link öffnen und dort selbst etwas schreiben — wir übermitteln nichts im Voraus. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit § 7 Abs. 3 UWG. Sie können dem jederzeit widersprechen; jede Mail enthält den Hinweis darauf. Wir prüfen die Echtheit von Bewertungen nicht selbst — das übernimmt das Portal nach dessen eigenen Verfahren (§ 5b Abs. 3 UWG).

Wenn Sie uns weiterempfehlen. Für Empfehlerinnen und Empfehler speichern wir Name, E-Mail-Adresse, einen persönlichen Empfehlungscode sowie die zur Abrechnung einer Prämie nötigen Angaben. Rechtsgrundlage ist die Empfehlungsvereinbarung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und, für die Aufbewahrung der Abrechnung, § 147 AO / § 257 HGB in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Wenn Sie über eine Empfehlung zu uns kommen. Wir nehmen Empfehlungen ausschließlich so entgegen, dass Sie sich selbst bei uns melden: Die empfehlende Person gibt Ihnen einen Link weiter, über den Sie Ihre Daten selbst eingeben — diese Datenschutzerklärung sehen Sie dabei, bevor Sie etwas absenden. Angaben über Sie, die uns jemand anderes ohne Ihr Zutun übermittelt, nehmen wir nicht entgegen. Aus dem Link lesen wir lediglich den Empfehlungscode aus, um die Empfehlung der empfehlenden Person zuzuordnen (siehe „Empfehlungs-Attribution“ oben).

12. Vermittlerportal Simplr

Auf unserer Website verlinken wir das Kundenportal „Simplr“ (maklerinfo.biz), das von der blau direkt GmbH & Co. KG bereitgestellt wird. Über dieses Portal können Sie Ihre bei uns betreuten Verträge einsehen. Wenn Sie sich dort registrieren und das Portal nutzen, gilt die Datenschutzerklärung der blau direkt GmbH & Co. KG; für die dortige Verarbeitung ist blau direkt als Anbieter verantwortlich. Im Rahmen Ihrer Maklerbetreuung erhalten wir aus dem Portal die zu Ihren Verträgen gehörenden Bestands- und Vertragsdaten, um Sie betreuen zu können. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Maklervertrags).

13. Wie lange wir speichern — und wo

Wir löschen personenbezogene Daten, sobald der Zweck entfallen ist und keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

• Anfragen ohne Vertragsschluss: bis zu 12 Monate.
• Beratungs- und Vertragsunterlagen: 10 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB), Beratungsdokumentation zusätzlich mit Blick auf die Verjährung nach § 195 BGB.
• Abrechnung von Empfehlungsprämien: 10 Jahre (§ 147 AO).
• Sperrliste bei Werbewiderspruch: dauerhaft — ihr Zweck ist es, Ihren Widerspruch zu wahren.
• Server-Logfiles: wie im Abschnitt Server-Logfiles beschrieben.

Wo die Daten liegen. Website und Anwendungen laufen auf Servern innerhalb der Europäischen Union; unser Datenbankdienstleister betreibt sie im EU-Raum, unser E-Mail-Postfach liegt bei Google Ireland Ltd. Übertragen wird ausschließlich transportverschlüsselt (TLS). Ruhende Daten sind auf Speicherebene verschlüsselt; Zugangs- und Zugriffsschlüssel speichern wir zusätzlich nur in nicht rückrechenbarer Form. Der Zugriff ist auf die Personen beschränkt, die ihn für ihre Aufgabe brauchen, und wird protokolliert.

14. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Beschwerderecht: Sie können sich an eine Datenschutz-Aufsichtsbehörde wenden, z. B. an das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach — www.lda.bayern.de.

15. Stand

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand Juli 2026. Wir passen sie an, sobald sich Funktionsumfang der Website oder Rechtslage ändern.

Diese Angaben erstellen und pflegen wir nach bestem Wissen. Sollte Ihnen eine Angabe unrichtig, unvollständig oder nicht mehr aktuell erscheinen, schreiben Sie uns bitte an marvin@orcafinancial.de — wir prüfen den Hinweis und korrigieren ihn kurzfristig.